参展指南
参展指南??参展指南---展前
展   前

一、明确参展目标
    企业的参展目标主要有以下几方面:树立、维护公司形象;开发市场和寻找新客户;巩固老客户并介绍新产品或提供新的服务项目;发展新客户、物色代理商、批发商或合资伙伴;探讨开办合资企业;销售成交;研究当地市场、开发新产品;了解同行目前在做什么;学习行业内高精尖技术和产品等等。
    企业在制定参展目标时要实际,不要好高婺远;要具体,不要笼而统之;要集中,不要面面俱到。
二、谨慎选择展览会
    通过仔细研究和选择销售市场后再谨慎选择展览会。现在全世界每年固定举办的大型展览有4000多个,国内每年固定举办的全国性展览也有200多个。那么,企业在选择展览会时,应结合参展目的重点考虑以下几个因素:
    1.展会性质:每个展览会都有不同的性质,从展览目的可分为形象展和商业展;从行业设置可分为行业展与综合展;按观众构成可分为公众展与专业展;按贸易方式可分为零售展与订货展;以展出者划分,又有综合展、贸易展、消费展……(见附表一)。在发达国家,不同性质的展览会界限分明。但是在发展中国家,由于受到经济环境和展览业务水平的限制,往往很难有准确的划分。

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展览会分类及性质特征
附表一

 

种类
展出者
参观者
内容
目的
入场方式
综合
制造商
贸易商
零售商
商人
公众
工业品
消费品
贸易
零售
购票入场
贸易
制造商
贸易商
制造商
贸易商
工业品
贸易
登记入场
消费
零售商为主
公众
消费品
零售
购票入场

 

    2.知名度:通常来讲,展览会的知名度越高,吸引的参展商和买家就越多,成交的可能性也就越大。如果参加的是一个新的展览会,则要看主办者是谁,在行业中的号召力如何,宣传做得怎样。名气大的展览会往往收费较高,为节省费用可与人合租展位。即便如此,效果也会好于参加那些不知名的小展览会。
    3.展览内容:现代展览业的一大特点是日趋专业化,关于同一主题的展览会可细分为许多小的专业展。例如,同样是有关啤酒的展览会,其具体的展出内容可能是麦芽和啤酒花,可能是酿造工艺,可能是生产设备,可能是包装材料或技术,也有可能是一场品牌大战。参展商事先一定要了解清楚。
    4.展出时机:任何产品都具有自己的生命周期:即新生、发育、成熟、饱和、衰退五个阶段。展出效果与产品周期之间也有一定的规律。对于普通产品而言,在新生和发育阶段,展出会有事半功倍的效果;在成熟和饱和阶段,展出的效果可能事倍功半;到了衰退阶段,则往往会劳而无功。
    5.参展地点:参加展览会的最终目的是为了向该地区推销产品,所以一定要研究展览会的主办地及周边辐射地区是否有自己的目标市场,是否有潜在购买力。


三、精心准备 
    一旦决定了参加某一个展览会,则要即刻开始积极筹备。展览会是一项系统工程,千头万绪,需要考虑的问题很多。先要了解展览会的全部具体要求,展览会的全部规则,展出时间,服务项目以及参展所需办理的手续。
怎样才能合理分配使用人力、财力和精力呢?有人对展览会上参观者作了调查,发现影响他们记忆的因素主要有六条(见附表二),建议展出者不妨从这里入手。


影响参观者记忆的因素
附表二

 

影响因素 影响程度占%
展品的吸引力 39%
操作演示 25%
展台设计 14%
展台人员表现 10%
散发资料 8%
展出者的名气 4%

 

    1.展品选择。展品是展出者能给参观者留下印象的最重要因素。在参观者的记忆因素中,"展品有吸引力"占到39%,比重最大,应予重点考虑。选择展品有三条原则,即针对性、代表性和独特性。针对性是指展品要符合展出的目的、方针、性质和内容;代表性是指展品要能体现展出者的技术水平、生产能力及行业的特点;独特性是指展品要有自身的独到之处,以便和其它同类产品区分开来。选择展品时同时也要考虑到你的产品若销往该展览举办地区或国家需交纳什么样的税,税会不会太高。
    2.展示方式。展品本身大部分情况下并不能说明产品的用途、性能、使用操作方法等全部情况,显示全部特征需要资料、图表、照片、模型、道具、模特或讲解员等真人实物,以及借助装饰、布景、照明、视听设备等手段加以说明、强调和渲染。展品如果是机械或仪器,要考虑安排现场示范,甚至让参观者亲自动手;如果是食品饮料,要考虑让参观者现场品尝,并准备小包装免费派发;如果是服装或背包,要使用模特展示,或安排专场表演。这些都是为了引起参观者的兴趣,增加他们的购买欲望。有趣的是,美国人认为只要能吸引观众使用什么手段都可以,所以在精密仪器的展览会上可以看到小丑的表演。而德国人则认为,表演必须与展出内容有关,如果在机床设备的展览会上请几个姑娘跳舞,会显得与严肃的现场气氛很不协调。所以选择展示方式,可以借鉴,也可以创新,因展品的种类、特性,因时、因地而异。
    3.展位挑选。一般而言,比较理想的展台位置有:展场的主馆(通常是国际馆);首层;展馆的入口(右侧更佳)和出口;主通道两侧;两条通道的交汇点;双开面的展位。当然,不同的展台位置会有不同的收费标准,还须量力而行。
    4.展台设计。随着我国经济的迅速发展,我国有出口能力的厂家正积极地参加国内外展览以拓展业务。尽管中国产品一向以价廉物美著称,但不能否认在整体形象上仍上不了档次。许多厂家已注意到这一点亦迫切地感到需要改变这一局面。可除了在产品的设计和包装上下功夫外,许多厂家却忽略了参展时展位的装饰也会对产品形象产生较大的影响。走在一些著名展会里,虽不乏中国企业的摊位,但多数仍停留在“三板一桌加两凳”的水平,呆板且毫无新意。
展台设计的表面任务是要好看、实用、有档次,根本任务则是要帮助展出者达到展览目的。展台要能反映出展出者的形象,能吸引参观者的注意力,能提供工作的功能环境。因此,展台设计在注重视觉冲击力的同时,还要注意以下几点:展览会不是设计大赛,展台设计要与整体的贸易气氛相协调;展台设计要考虑参展者的公众形象,不可过于标新立异;展台设计时不要忽略展示、会谈、咨询、休息等展台的基本功能。
    5.展示用具。现在流行的展示用具主要有3大类:
    1)、一次性使用展具、循环便携式展具及循环租用式展具。一次性使用展具一般是由较有实力和较具创意的展览工程公司为客户度身订造,所选材料多为木制品,优点是可因地制宜,通过千变万化甚至超越想象,随心所欲的造型来充分体现企业和产品的形象。但其不足之处是一旦成形就不易改变,而且单次使用价格较昂贵,又会因场地等因素不可多次使用。
    2)、循环租用式展具通常由于材料昂贵,使用者并不拥有器材的物权,而是向展览工程公司租用。优点是结构坚固,器材耐用,通过钢制支架拼制造型,在三维视觉上丰富多变而且可随时更改,即使在同一次展会里亦可每日变样,不足之处是价格较高,不易携带。
    3)、最普遍使用的要数循环便携式展具。这种展具一般采用可折叠的支架辅以喷涂精美的宣传图片,既有流畅的整体线条而不必拘于传统的三面围板式结构,能较突出地体现公司形象和传递产品信息。这种展具优点是价格相宜,便于携带,用于布置3 X3平方米标准的展具拆卸折叠后一人就可以进行搬运,十分适合长途运输。外观上,它还可以在结构允许范围内改变开头也可以通过更新宣传图片以配合新产品。不足之处是变化不及其它两种器材多样化。总的来说,对国内一般厂家参展来说,较适合使用第3种便携式展示用具,只需不多的投入就可打破传统的形象宣传方式,而且可循使用。
其实国内一些拥有国际性品牌的大企业已经进入了展位形象宣传这一境界,而且并不比外国企业逊色,如海尔、科龙、春兰等,在国际大展上,靠过硬的品质,极具竞争力的价格辅以创新的展位设计,为创立中国品牌在国际上的形象立下了汗马功劳。
    6.人员配备。人是展览工作的第一因素,也是展览成功与否的关键所在。展台的人员配备可以从四个方面加以考虑:第一,根据展览性质选派熟悉情况可以做主的人赴会。选派人员应该了解公司的销售意图。如展览的产品是有关技术和仪器设备,还应选派懂技术的工程师以解释有关技术问题;第二,根据工作量的大小决定人员数量;第三,注重人员的基本素质,如相貌、声音、性格、自觉性、能动性、外语水平及别打能力等;第四,开展现场培训,如专业知识、产品性能、演示方法等等。
    7.客户邀请。展览会上若能顾客盈门当然求之不得,但有时难免会出现门庭冷落的情况。这就要求参展者除了被动地等客户上门外,还要有意识地请客户来。可采取直接发函、登门拜访、通过媒体做广告、现场宣传、派发资料等手段邀请和吸引客户。总之,要未雨绸缪,把工作做在前面。
    8.时间安排。应提前到会以确保摊位开幕闭幕时秩序井然,展品状态良好。展览结束良好。展览结束以后,要有时间充分听取意见。
    9.广告宣传。要在展览会刊上登录关于展品及公司信息的广告。最好展前在当地有吸引力的商业期刊和报纸刊登广告。 
    10.了解当地习俗。参展前要熟悉当地节日假期,市场的季节性及消费者习惯等。
    11.产品报价。要报出全部产品的价格,主要是CIF价。当然FOB价和CIF价在国际贸易中都很重要,但一般来说,FOB价用得较少。还要确定交货期。考虑出口到该市场,你的价格能否被接受,或是偏高还是偏低了。(商业上讲[一人钱一分货],有时产品质量上乘,但若价格偏低,很可能会被怀疑质量不好,所以偏低的价格也可能会影响产品销路。)
    12.标示规格。国际上通用的是公制,出展前要准备好产品规格的公制数据。
    13.了解资信和付款方式。首先,应了解国外代理人的资信,主要可以通过银行进行,也可以从咨询公司得到。还应该了解有关保险,付款方式等方面的情况。 
    14.要保护专利权和商标权。如果你已取得专利权和商标权,就应该提前与你的专利代理人研究,如何使这种商标或专利在海外继续得到保护。世界上大多数国家都对专利或商标权给予保护。
    15.设立展会期间参观顾客登录册,及交换名片。登录册项目包括:来宾姓名、公司名称、详细地址、电话等联络方式、对产品的要求建议等。